As 5 dúvidas mais comuns das empresas sobre a flexibilização do trabalho

As 5 dúvidas mais comuns das empresas sobre a flexibilização do trabalho

Tema de reflexão para gestores e departamentos de RH, a flexibilização da jornada de trabalho varia de necessidade para ação estratégica dentro das organizações – e cada vez mais empresas consideram a adoção do modelo para seus negócios!

A flexibilização do trabalho: por que e como adotar nas empresas?

A mobilidade de compensação, a possibilidade de possuir escalas de trabalho que ajudem a evitar os horários de pico no trânsito e, até mesmo, a atender diferentes fusos horários (no caso de empresas que mantêm relação com o exterior) se apresentam como argumentos positivos para a implantação deste modelo de gestão, que resulta na autonomia de colaboradores para focar seu trabalho em resultado, com liberdade de administrar seu horário.

Essa flexibilização implica no cumprimento da jornada dentro do horário escolhido pelo colaborador, sem prejuízo do trabalho. Em outras palavras, não significa elevar ou diminuir a quantidade de horas trabalhadas diariamente, mas permitir um trabalho diferente, com mais liberdade para o colaborador no cumprimento de sua escala, substituindo a rigidez de chegar às 9h00 e sair às 18h00 por um trabalho autogerenciável, com entradas e saídas móveis. Nesse sentido, existem algumas modalidades possíveis a serem consideradas, tais como:

  • Jornadas de trabalho em horários diferenciados;
  • Aumentar ou reduzir o período de almoço (desde que a carga horária do dia seja cumprida);
  • Trabalho home office.

Essa é uma demanda não apenas do mundo globalizado, mas dos próprios colaboradores. Segundo pesquisa realizada pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), em parceria com o Ibope, 7 em cada 10 brasileiros gostariam de ter mais flexibilidade de horários no trabalho, mas apenas 56% contam com essa possibilidade e 73% têm o desejo de trabalhar em casa (home office) ou em locais alternativos. A realidade é que, como o trabalho exerce influência sobre a vida pessoal, poder contar com flexibilidade tem se tornado uma necessidade latente.

Para o negócio, a flexibilização da jornada de trabalho é vantajosa por se apresentar como uma maneira de engajar colaboradores, reter talentos e reduzir absenteísmo, turnover e, consequentemente, diversos custos relacionados. Além disso, para empresas preocupadas com o bem-estar de seu quadro de pessoal, ficar atento a essas necessidades significa promover qualidade de vida para seus colaboradores.

Apesar dessa demanda, ainda existe receio por parte das empresas em desenvolver um modelo que permita mais flexibilidade do trabalho. Esse receio permeia desde a legislação até preocupações com a queda da produtividade.

Se de um lado a ação pode fortalecer o relacionamento entre empregador e empregado, incentivando um ambiente de responsabilidade e comprometimento, além de reduzir o número de faltas e atrasos e diminuir a quantidade de horas extras, de outro ele revela uma necessidade de investimento em gestão de pessoas e reorganização da cultura da empresa.

Há setores e funções em que a flexibilidade é possível uma vez que o trabalho pode ser desenvolvido de forma individualizada, com foco apenas no produto final, enquanto outros necessitam de mais interação ou mesmo fiscalização próxima.

Para contribuir com a decisão, o Consulta do Bem responde 5 perguntas do bem comuns e fundamentais para essa definição:

1. Como identificar a maturidade da empresa para implantar este modelo de flexibilidade?

Todas as empresas de média e grande porte profissionalizadas estão aptas a aderir à estratégia. Contudo, é preciso que haja uma avaliação interna, levando em consideração cultura organizacional, relacionamento interpessoal entre colaboradores e relações de interdependência associadas às funções dos colaboradores e gestores.

Para auxiliar neste sentido, a gestão da mudança se consolida como um passo fundamental, indispensável na implementação de qualquer medida ou programas inovadores. Uma forma de realizar essa gestão se dá por meio da utilização do exemplo de sucesso de outras empresas e, principalmente, integração de líderes e colaboradores no processo.

Além disso, antes de definir os processos, é importante analisar caso a caso. Se a ideia é garantir maior bem-estar e qualidade de vida para o colaborador, enquanto se aumenta sua produtividade, é preciso analisar como a medida pode contribuir com cada um, considerando suas necessidades e as exigências ou limitações de cada função.

Outra ação importante é definir um período para que toda a área se reúna e possa trocar informações. Esse período pode ser semanal, por exemplo. Dessa forma, uma vez por semana existiria uma acomodação entre os times para que sejam realizadas reuniões e encontros nas equipes. Os avanços tecnológicos são extremamente benéficas para a produtividade, mas não conseguem substituir a importância do encontro pessoal para tomada de decisões e qualidade do trabalho.

2. Como transferir o controle da jornada de trabalho para o colaborador?

A ideia de flexibilização do trabalho está associada ao aumento de autonomia dos colaboradores. Trata-se de permitir que o colaborador seja mais produtivo a partir da promoção da liberdade de escolha acerca de como organizar seu trabalho. Por isso, a base da relação empregador x empregado torna-se a confiança a partir da certeza de que o que foi acordado entre as partes será cumprido tanto pelo colaborador, quanto pela empresa.

Dessa forma, é fundamental que cada colaborador reconheça o benefício e assuma a responsabilidade para desempenhar seu papel. Por outro lado, cabe à empresa comunicar de forma clara e constante a estratégia relacionada à gestão flexível, de forma a esclarecer todos os pontos e orientações relacionados ao modelo para os colaboradores. Eventos, reuniões e encontros são momentos importantes para trazer o tema à tona, não apenas para reforçar a estratégia, como ainda para mostrar exemplos de equipes engajadas que estão tendo sucesso.

Além disso, é importante oferecer os subsídios para que o colaborador possa realizar seu trabalho no período escolhido. Um dos subsídios necessários, por exemplo, é a adoção de canais de comunicação eficazes de forma a permitir a troca de mensagens, substituindo o contato pessoal.

Outro fator importante é a adoção do controle de ponto, que pode ser eletrônico, por aplicativo, cartão de papel, planilha com assinatura ou mesmo logins de computador. Independente do método escolhido (que deve ser o mais adequado à realidade da empresa), é fundamental que exista um controle da jornada, de forma a evitar realização de horas extras e desconto por ausências. Além disso, a prática é obrigatória para empresas com mais de 10 funcionários e sua ausência pode gerar multas.

3. Como funciona o ponto eletrônico e como evitar os exageros de trabalhar abaixo ou acima da jornada?

O ponto eletrônico é um dos métodos mais comuns de controle de jornada de trabalho. Ele pode ser feito por meio da impressão digital do colaborador ou cartão magnético individual fornecido pela empresa para cada funcionário. A ideia portanto é que a marcação do ponto seja realizada diariamente, ao entrar e ao sair da empresa (ou começar e terminar o trabalho), mantendo um registro de todas as jornadas ao longo do mês.

Apesar de esse registro ser realizado pelo profissional de forma independente e autônoma, com uma gestão próxima é possível evitar horários sejam descumpridos ou que haja exageros ou ausências na jornada de trabalho. O primeiro passo é a realização de um acordo claro entre o gestor e o colaborador, por meio do qual será combinada a forma como o colaborador irá cumprir sua jornada, considerando os locais de trabalho e períodos. Os contratos, nesse momento, são fundamentais para que haja uniformidade no entendimento das decisões.

A partir daí, é importante que o gestor realize um acompanhamento próximo do colaborador – não para controle do trabalho propriamente, mas para acompanhamento da folha de ponto, o documento gerado pelo ponto eletrônico, com todos os registros diários. Para isso, ao final do mês, o gestor pode ficar responsável por analisar a folha de ponto juntamente com cada colaborador, tendo a oportunidade de analisar os horários praticados pelos mesmos.

4. O que fazer com relação ao acesso à internet por conta de segurança da informação?

Quando o assunto é home office, os riscos ao acessar uma rede aberta são uma preocupação latente para o negócio. Para reduzi-los, a empresa deve adotar medidas de conscientização do uso da internet e dos recursos fornecidos, como o próprio computador ou notebook, por parte dos colaboradores. É possível realizar bloqueios de acesso a sites, emails pessoais, firewall e instalação de antivirus. Mas, geralmente, a medida mais efetiva é a própria comunicação com o colaborador, que pode ser realizada por meio de treinamentos ou reuniões sobre segurança da informação, navegação segura, uso adequado da internet e, inclusive, como desempenhar um bom trabalho remoto.

Assim, é possível informar o colaborador não apenas sobre os riscos, mas ainda sobre a importância do controle, ajudando o mesmo a desempenhar o seu trabalho de forma mais segura e consciente.

5. Como lidar com os riscos trabalhistas desta flexibilidade?

A legislação é sempre um tema complexo, por isso a importância de uma análise caso a caso no momento de promoção da flexibilização. Contudo, o sistema de home office é uma modalidade regulamentada, que oferece garantias tanto para empregadores, como para empregados. O home office é, na verdade, uma forma de contratação reconhecida pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), tendo os mesmos direitos previdenciários e trabalhistas previstos (Lei 12.551) e contemplando a subordinação e o controle de horário.

No caso do home office, não há diferenciação para as regras aplicadas no trabalho dentro da empresa e trabalho remoto, desde que as relações de emprego sejam caracterizadas. O colaborador tem direito a receber todos os benefícios previstos, com alteração apenas no vale-transporte, que passa a ser oferecido proporcionalmente aos dias em que o colaborador efetivamente se locomove até a empresa.  

Outro ponto a se considerar é a prática da flexibilização do trabalho não regulamentada que pode já acontecer em muitas empresas. Dessa forma, formalizar as práticas acaba diminuindo os riscos trabalhistas relacionados ao tema, inclusive por aumentar a satisfação dos colaboradores.

Ou seja…

Flexibilidade, portanto, tem relação com aumento da satisfação de trabalhar, da retenção de talentos, da qualidade de vida, da autonomia, da concentração dos colaboradores e da produtividade. Colaboradores satisfeitos trabalham com mais foco e comprometimento com os resultados. Por isso, é um modelo de gestão interessante e que deve ser considerado pelas empresas! A flexibilização do trabalho apresenta-se como uma tendência global e que vem crescendo muito no Brasil.

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